Les journées de travail types, nous ne savons pas ce que c’est. Comme notre activité principale consiste à assurer le suivi des études sur le plan administratif, aucune journée ne ressemble à une autre. Notre secrétariat est la plateforme d’accueil vers laquelle étudiants, enseignants et responsables des études convergent. Chaque jour, en plus de traiter tout un tas de questions, nous établissons des factures, gérons des inscriptions aux cours et aux examens et nous occupons de l’administration des notes, communication comprise. Enfin, nous organisons les Semaines Haute école de Macolin et les cours de formation continue et chapeautons chaque année des stagiaires différents.

Je siège au sein de la direction de la section Enseignement et pédagogie du sport et du prorectorat Enseignement. Lors des séances de la direction de la section, je côtoie des collègues avec lesquels je n’ai eu que peu collaboré jusqu’à présent. La communication n’est pas toujours facile car nous faisons chacun un travail différent. Quant à savoir quelles répercussions la nouvelle organisation aura vraiment, c’est trop tôt pour le dire. Mais ce qu’on sait, c’est qu’elle nous permettra de donner une meilleure visibilité aux activités et aux préoccupations du secrétariat des études du sport.

Le mot d’ordre chez nous, c’est: moins il y a de questions, meilleur est notre travail. Nous faisons très attention à ce que nos documents, dossiers et informations soient clairs et compréhensibles. C’est la clé de notre bon fonctionnement. Nous effectuons beaucoup de travaux en coulisses, ce dont bon nombre de collègues et d’étudiants ne se rendent pas compte.

Avec nos 320 % répartis entre six personnes, nous sommes une grande équipe comptant de nombreux temps partiels. C’est un défi en soi, qui exige une répartition claire des tâches. Moi, par exemple, je m’occupe, en plus de la direction du secrétariat, d’assurer le suivi de la filière bachelor et la formation des stagiaires. Nous utilisons le logiciel «Daylight» pour gérer les filières d’études et disposons de plusieurs listes de contrôles annuelles qui nous facilitent la tâche. Les tests et les mises à jour que nous effectuons régulièrement sur le programme «Daylight» sont donc très importants. Ce qui est essentiel aussi, c’est que nous respections les délais – et par «nous», j’entends non seulement l’équipe du secrétariat, mais aussi nos collègues. Généralement, nous savons tous que nous dépendons les uns des autres, ce qui favorise la bonne collaboration et contribue à la qualité de notre travail.

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